La gestion électronique des documents (GED) est aujourd’hui un pilier de la transformation numérique. En centralisant, classant et sécurisant les fichiers de l’entreprise, elle permet de gagner du temps, de fluidifier les échanges et de réduire les risques liés à la perte d’informations.
Chez AGESYS, nous accompagnons les entreprises dans la mise en place d’une GED performante avec Microsoft SharePoint, la solution native de la suite Microsoft 365.
GED SharePoint : Évaluer les besoins et cartographier l’existant
Avant toute mise en œuvre, il est essentiel d’analyser le fonctionnement documentaire actuel :
- Quels types de documents sont utilisés (procédures, rapports, contrats, fiches techniques) ?
- Où sont-ils stockés aujourd’hui (serveur, cloud, clé USB, papier) ?
- Qui y accède et dans quel cadre ?
Cette phase de cadrage permet d’identifier les besoins métiers, les points de friction et les risques liés à la gestion actuelle des fichiers.
AGESYS anime des ateliers collaboratifs avec vos équipes pour comprendre vos usages et définir la future arborescence documentaire.
Choisir une solution GED adaptée : SharePoint, la référence Microsoft
SharePoint s’intègre parfaitement dans l’environnement Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Outlook, Power Automate).
C’est la solution idéale pour :
Centraliser vos documents dans un espace unique et sécurisé
Avec Microsoft SharePoint, vos fichiers ne sont plus dispersés entre les serveurs, les clés USB ou les boîtes mail. Tous vos documents sont centralisés dans une plateforme unique, accessible depuis n’importe quel appareil et en toute sécurité.
Contrôler les accès grâce à la gestion fine des droits
La sécurité documentaire est un enjeu majeur pour toutes les entreprises. Avec SharePoint, vous pouvez définir précisément qui accède à quoi. Chaque utilisateur, groupe ou service dispose de droits d’accès personnalisés : lecture seule, modification, validation, ou administration complète.
Collaborer en temps réel sur un même fichier
Fini les doublons et les envois interminables par email ! Avec SharePoint, plusieurs collaborateurs peuvent travailler simultanément sur le même document Word, Excel ou PowerPoint. Les modifications sont visibles en temps réel, et chaque version est automatiquement enregistrée.
Automatiser les workflows de validation et d’archivage
Grâce à l’intégration native de Power Automate, SharePoint permet d’automatiser vos processus documentaires. Ces workflows personnalisés éliminent les tâches manuelles répétitives et garantissent une meilleure traçabilité des actions. Chaque étape (soumission, validation, publication) est suivie automatiquement, avec des alertes en cas de blocage ou de dépassement de délai.
Structurer et classer intelligemment vos documents
La structure doit être claire, intuitive et alignée sur votre organisation.
Nos recommandations :
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Créez des espaces logiques par service, projet ou typologie de document,
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Utilisez des métadonnées pour affiner la recherche (type, auteur, date, version),
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Mettez en place une nomenclature standardisée pour nommer les fichiers,
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Activez le versioning automatique pour éviter les doublons et les erreurs.
AGESYS vous aide à modéliser la structure documentaire et à configurer les bibliothèques SharePoint selon vos besoins.
Gouvernance, sécurité et conformité
La clé d’une GED réussie
Une GED efficace doit garantir la confidentialité, la traçabilité et la conformité réglementaire.
Nous mettons en œuvre :
- Des règles d’accès conditionnel et d’authentification multi-facteurs,
- Des politiques de conservation automatiques conformes au RGPD,
- Des alertes et audits pour suivre l’activité sur les documents,
- Une intégration avec Microsoft Purview pour classifier et protéger les données sensibles.
SharePoint : Accompagnement, formation et adoption
La réussite d’un projet GED repose avant tout sur l’adoption par les utilisateurs.
C’est pourquoi AGESYS propose :
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Des sessions de formation interactives via l’Académie AGESYS
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Des parcours personnalisés pour les référents documentaires
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Des guides d’usage et tutoriels intégrés directement dans SharePoint
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Une assistance continue via notre service support
Résultat : vos collaborateurs gagnent en autonomie et en efficacité au quotidien.
Bastien
Expert Solutions Microsoft 365
« Nous utilisons l’ensemble des outils de Microsoft 365 pour permettre à nos clients de partager, collaborer, échanger, innover… Nous transformons les ambitions en solutions numériques et les objectifs en réalité. »
Outils Microsoft 365
Bastien et son équipe accompagne votre entreprise et vos collaborateurs vers un usage moderne des outils Microsoft 365
- Audit des usages
- Modernisation et gouvernances des espaces
- Roadmap : quick wins + jalons adoption & sécurité
- Développement d'outils modernes et collaboratifs
Amélioration continue et supervision
Mettre en place une GED SharePoint n’est pas une fin en soi : c’est le début d’un processus d’amélioration continue. Les besoins de l’entreprise évoluent, les équipes changent, les réglementations se renforcent, et les outils Microsoft 365 s’enrichissent constamment de nouvelles fonctionnalités. C’est pourquoi AGESYS vous accompagne dans la supervision et l’optimisation permanente de votre environnement documentaire.
Une supervision proactive pour garantir la performance
Nos experts Modern Workplace et Support assurent une surveillance avancée de votre SharePoint afin de garantir sa disponibilité, sa sécurité et sa réactivité.
Nous suivons en temps réel :
- Les performances du site et des bibliothèques de documents
- La cohérence des droits d’accès et des groupes de sécurité
- Les alertes liées à la conformité (RGPD, confidentialité, rétention)
- Les anomalies de synchronisation ou de flux automatisés
Grâce à notre supervision, vous disposez d’un tableau de bord clair avec vos indicateurs clés.
Des mises à jour régulières et contrôlées
Microsoft publie en continu de nouvelles fonctionnalités pour SharePoint et Power Automate. AGESYS veille à ce que votre environnement reste à jour, stable et compatible avec les autres applications de votre écosystème Microsoft 365.
- Ajustement des flux Power Automate
- Vérification de la compatibilité avec Teams et OneDrive
- Tests post-mise à jour pour éviter toute régression
- Adaptation des modèles de sécurité et des workflows
Chaque évolution est documentée et validée en accord avec votre équipe IT ou vos administrateurs internes.
Un pilotage continu orienté amélioration
Au-delà de la technique, nous mettons en place une démarche d’amélioration continue basée sur des points réguliers de gouvernance.
- Analyser les usages réels des espaces SharePoint
- Identifier les axes d’optimisation (ergonomie, sécurité, adoption)
- Prioriser les évolutions selon vos besoins métiers
- Proposer de nouvelles automatisations pour gagner en efficacité
Chaque trimestre, AGESYS peut vous fournir un rapport d’activité détaillant les indicateurs de performance, les tickets traités, les nouvelles fonctionnalités et les recommandations d’évolution/
Une GED qui évolue avec votre entreprise
Votre GED SharePoint doit grandir avec vous.
Grâce à notre supervision, vous bénéficiez d’une vision globale de votre environnement Microsoft 365, d’une réactivité maximale en cas d’incident, et d’un conseil continu pour anticiper les évolutions à venir.
Que vous souhaitiez créer un nouvel espace documentaire, intégrer de la signature électronique, renforcer la gouvernance ou déployer des flux de validation plus complexes, nos experts AGESYS vous accompagnent à chaque étape.
Conclusion : une GED SharePoint performante et durable
Mettre en place une GED SharePoint avec AGESYS, c’est bien plus qu’un simple projet de migration ou de centralisation documentaire.
C’est une véritable démarche stratégique visant à renforcer la productivité, la sécurité et la gouvernance de vos informations au sein de Microsoft 365.
Grâce à notre expertise en Modern Workplace, nos consultants conçoivent une architecture documentaire sur mesure, pensée pour vos métiers, vos processus et vos enjeux de conformité.
Notre objectif :
- Que chaque collaborateur puisse trouver rapidement l’information dont il a besoin
- Que vos documents soient sécurisés et conformes aux exigences réglementaires
- Et que votre système d’information gagne en fluidité, traçabilité et résilience
FAQ : SharePoint GED
Qu’est-ce qu’une GED SharePoint ?
Une GED SharePoint est un système de gestion électronique des documents intégré à Microsoft 365. Elle permet de stocker, classer, partager et sécuriser les documents d’une entreprise dans un environnement collaboratif.
La GED SharePoint est-elle conforme au RGPD ?
Oui. SharePoint intègre des fonctionnalités de sécurité avancées et de gouvernance via Microsoft Purview, permettant de gérer les durées de conservation, la confidentialité et la traçabilité des accès.
Quelle différence entre SharePoint et OneDrive ?
OneDrive est conçu pour un usage individuel, tandis que SharePoint est une plateforme collaborative d’entreprise, pensée pour la gestion des espaces d’équipe, des processus documentaires et des permissions complexes.
AGESYS propose-t-elle une formation à SharePoint ?
Oui, l’Académie AGESYS propose des formations pratiques sur SharePoint, Teams, Power BI et Power Automate, adaptées aux utilisateurs comme aux administrateurs.
Liens utiles
Construire sa GED avec SharePoint :
https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/sharepoint/collaboration
