GED avec Microsoft SharePoint
La Gestion Électronique des Documents (GED) permet de centraliser les documents, d’organiser les informations, de sécuriser les accès et de faciliter le travail collaboratif.
Parmi les nombreuses solutions disponibles, Microsoft SharePoint s’impose aujourd’hui comme une référence grâce à son intégration native avec Microsoft 365, ses fonctionnalités collaboratives et sa grande capacité de personnalisation.
Chez AGESYS, nous accompagnons les entreprises dans la conception de GED sur mesure afin de simplifier la gestion documentaire, améliorer la productivité et répondre aux exigences réglementaires comme ISO 9001.
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Qu'est-ce qu'une GED ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) regroupe l’ensemble des méthodes et des outils permettant de créer, classer, partager, sécuriser, rechercher et archiver les documents numériques d’une entreprise.
Une GED moderne ne consiste pas simplement à stocker des fichiers dans un dossier partagé.
Une GED permet notamment de :
- Centraliser tous les documents de l’entreprise
- Organiser les informations grâce aux métadonnées
- Contrôler les accès aux documents sensibles
- Conserver un historique des modifications
- Automatiser les circuits de validation
- Retrouver rapidement un document grâce à un moteur de recherche
- Faciliter la collaboration entre les équipes
Sommaire
Pourquoi choisir Microsoft SharePoint comme GED ?
Microsoft SharePoint est bien plus qu’un simple espace de stockage documentaire. Il constitue une véritable plateforme collaborative permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage.
Grâce à son intégration native avec Microsoft 365, SharePoint permet de travailler directement avec Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive ou encore Power Automate.
Les utilisateurs retrouvent ainsi un environnement familier tout en bénéficiant de fonctionnalités avancées de gestion documentaire.
SharePoint est aujourd'hui utilisé par des milliers d'entreprises pour :
- Gérer leurs procédures qualité
- Partager leurs documents internes
- Organiser les connaissances
- Développer un intranet collaboratif
- Mettre en place une GED conforme aux exigences réglementaires
- Automatiser les processus documentaires
Les 10 avantages d'une GED avec Microsoft SharePoint
Une solution GED performante ne se limite pas au stockage des documents.
Elle améliore l’organisation de l’entreprise, facilite la collaboration et sécurise les informations stratégiques.
Découvrez les principaux avantages d’une GED développée avec Microsoft SharePoint.
Avantage n°1
Centralisez tous vos documents
dans un espace unique
L’une des principales difficultés rencontrées par les entreprises est la dispersion des documents.
Les fichiers sont souvent répartis entre plusieurs serveurs, dossiers partagés, boîtes mail, espaces Teams ou postes de travail.
Cette organisation entraîne de nombreuses difficultés :
- perte de temps lors des recherches
- doublons
- versions contradictoires
- documents introuvables
- manque de visibilité
Avec SharePoint, tous les documents sont regroupés dans une plateforme unique accessible par les collaborateurs autorisés. Chaque document est classé selon une organisation logique adaptée aux besoins de votre entreprise.
Les équipes retrouvent rapidement les informations dont elles ont besoin et travaillent toujours sur la dernière version disponible.
Les bénéfices
- Une bibliothèque documentaire centralisée
- Une seule version de chaque document
- Moins de temps perdu à rechercher les informations
- Une meilleure organisation documentaire
- Une collaboration simplifiée
Le conseil AGESYS
Nous privilégions une organisation basée sur les métiers, les processus et les métadonnées plutôt qu’une simple arborescence de dossiers. Cette approche améliore considérablement la recherche des documents.
Avantage n°2
Renforcez la sécurité
de vos informations
Tous les documents ne doivent pas être accessibles à l’ensemble des collaborateurs. Certaines informations, comme les contrats, les dossiers RH ou les documents financiers, nécessitent un niveau de protection renforcé.
SharePoint intègre de nombreuses fonctionnalités permettant de contrôler précisément l’accès aux documents.
Vous pouvez définir des droits selon :
- les utilisateurs
- les équipes
- les services
- les fonctions
- les groupes Microsoft 365
Les bénéfices
- Protection des informations sensibles
- Gestion fine des autorisations
- Réduction des risques de fuite de données
- Sécurité renforcée grâce à Microsoft 365
- Traçabilité complète des accès
Le conseil AGESYS
Une bonne GED ne protège pas uniquement les documents. Elle garantit également que chaque utilisateur accède uniquement aux informations nécessaires à son activité.
À découvrir - L'IA au service des métiers
Découvrez comment l’IA permet d’automatiser les tâches répétitives, d’améliorer la prise de décision et de gagner en productivité grâce aux solutions Microsoft et à l’expertise AGESYS.
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Avantage n°3
Facilitez la collaboration
entre vos équipes
Les documents sont rarement utilisés par une seule personne.
Un contrat peut être relu par plusieurs services. Une procédure qualité peut être enrichie par différents collaborateurs. Un dossier projet évolue constamment.
Avec SharePoint, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même document sans créer de doublons. Les modifications sont enregistrées automatiquement et l’historique des versions permet de retrouver facilement une version précédente si nécessaire.
L’intégration avec Microsoft Teams facilite également les échanges autour des documents directement dans les espaces collaboratifs.
Les bénéfices
- Coédition en temps réel
- Historique des versions
- Réduction des échanges par e-mail
- Travail collaboratif simplifié
- Documents toujours à jour
Le conseil AGESYS
En intégrant SharePoint à Microsoft Teams, vos collaborateurs retrouvent leurs documents directement dans leurs espaces de travail habituels, sans changer d’application.
Avantage n°4
Facilitez la collaboration
entre vos équipes
Les documents sont rarement utilisés par une seule personne.
Un contrat peut être relu par plusieurs services. Une procédure qualité peut être enrichie par différents collaborateurs. Un dossier projet évolue constamment.
Avec SharePoint, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même document sans créer de doublons. Les modifications sont enregistrées automatiquement et l’historique des versions permet de retrouver facilement une version précédente si nécessaire.
L’intégration avec Microsoft Teams facilite également les échanges autour des documents directement dans les espaces collaboratifs.
Les bénéfices
- Coédition en temps réel
- Historique des versions
- Réduction des échanges par e-mail
- Travail collaboratif simplifié
- Documents toujours à jour
Le conseil AGESYS
En intégrant SharePoint à Microsoft Teams, vos collaborateurs retrouvent leurs documents directement dans leurs espaces de travail habituels, sans changer d’application.
Avantage n°5
Facilitez
la conformité et les audits
Les entreprises doivent répondre à de nombreuses exigences réglementaires et normatives. ISO 9001, ISO 14001, MASE, RGPD ou encore certaines certifications sectorielles imposent une gestion rigoureuse des documents.
Une GED SharePoint permet de maîtriser le cycle de vie des documents et de garantir que les collaborateurs utilisent toujours la bonne version. Chaque modification est historisée, les validations sont tracées et les documents obsolètes peuvent être archivés automatiquement.
Cette organisation facilite considérablement la préparation des audits internes et externes.
Les bénéfices
- Historique complet des modifications
- Gestion des versions
- Validation des documents
- Archivage contrôlé
- Conformité facilitée avec les référentiels qualité
Le conseil AGESYS
Nous développons régulièrement des GED optimisées pour les entreprises certifiées ISO 9001, avec une gestion documentaire adaptée aux exigences qualité et aux audits.
Bastien
Expert Outils Microsoft 365
« Une GED performante ne consiste pas simplement à numériser des documents. Elle doit permettre à chaque collaborateur de retrouver la bonne information au bon moment, tout en simplifiant les processus et en favorisant la collaboration. C’est cette approche que nous développons chaque jour chez AGESYS. »
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Avantage n°6
Automatisez
vos processus documentaires
Créer un document, le faire valider, l’envoyer pour signature ou notifier les bonnes personnes représente souvent un travail répétitif.
Grâce à Power Automate, intégré à Microsoft 365, SharePoint permet d’automatiser ces processus.
Par exemple, vous pouvez :
- lancer automatiquement un circuit de validation
- envoyer une notification lorsqu’un document est modifié
- créer une tâche Microsoft Planner
- générer un PDF
- archiver automatiquement un document
- déclencher une signature électronique
Les bénéfices
- Suppression des tâches répétitives
- Validation plus rapide des documents
- Réduction des oublis
- Gain de temps
- Processus standardisés
Le conseil AGESYS
L’automatisation ne consiste pas seulement à gagner du temps. Elle permet également de sécuriser vos processus en appliquant systématiquement les mêmes règles de gestion.
Avantage n°7
Accédez à vos documents
où que vous soyez
Les nouveaux modes de travail imposent un accès permanent aux informations de l’entreprise.
Que vos collaborateurs travaillent au bureau, en déplacement ou en télétravail, ils doivent pouvoir retrouver leurs documents rapidement et en toute sécurité.
Avec SharePoint Online, les documents sont accessibles depuis :
- un ordinateur
- une tablette
- un smartphone
- Microsoft Teams
- un navigateur Internet
Les bénéfices
- Travail hybride facilité
- Accès sécurisé aux documents
- Synchronisation automatique
- Continuité d’activité
- Collaboration à distance
Le conseil AGESYS
En associant SharePoint, Teams et OneDrive, vous créez un véritable espace de travail collaboratif accessible partout, tout en conservant un haut niveau de sécurité.
À découvrir - Migration Microsoft 365
AGESYS vous accompagnent dans toutes les étapes de votre projet : audit, migration des données, sécurisation des accès, déploiement des outils collaboratifs et accompagnement des utilisateurs. Profitez d’une transition fluide, sécurisée et adaptée aux besoins de votre entreprise.
À découvrir - formation Microsoft SharePoint
Une Gestion Électronique des Documents performante repose avant tout sur des utilisateurs bien formés. L’Académie AGESYS propose des formations Microsoft SharePoint adaptées à tous les niveaux.
Avantage n°8
Profitez d'une intégration
complète avec Microsoft 365
L’un des grands avantages de SharePoint réside dans son intégration native avec l’ensemble de l’environnement Microsoft. Les utilisateurs travaillent directement avec leurs outils habituels sans changer leurs habitudes.
SharePoint fonctionne naturellement avec :
- Microsoft Teams
- Outlook
- Word
- Excel
- PowerPoint
- OneNote
- Power Automate
- Power Apps
- Microsoft Copilot
Les bénéfices
- Aucun changement d’environnement
- Collaboration simplifiée
- Meilleure adoption par les utilisateurs
- Productivité renforcée
- Exploitation complète de Microsoft 365
Le conseil AGESYS
Une GED performante ne doit jamais être isolée. Plus elle est intégrée à votre environnement Microsoft 365, plus vos collaborateurs gagnent en efficacité.
Avantage n°9
Faites évoluer votre GED
au rythme de votre entreprise
Les besoins d’une entreprise évoluent en permanence. De nouveaux services apparaissent, les volumes de documents augmentent et les processus se transforment.
SharePoint est une plateforme évolutive capable de s’adapter à cette croissance sans remettre en cause votre organisation documentaire.
Vous pouvez ajouter progressivement :
- de nouvelles bibliothèques
- de nouveaux services
- des workflows
- des formulaires
- des tableaux de bord
- des applications Power Apps
Les bénéfices
- Solution évolutive
- Personnalisation selon vos besoins
- Ajout de nouvelles fonctionnalités
- Adaptation à votre croissance
- Pérennité de votre investissement
Le conseil AGESYS
Nous concevons des GED modulaires qui peuvent évoluer progressivement selon les besoins de votre entreprise, sans repartir de zéro.
Avantage n°10
Améliorez
durablement votre productivité
Une bonne gestion documentaire ne se limite pas au classement des fichiers. Elle permet à chaque collaborateur de consacrer davantage de temps à son métier plutôt qu’à rechercher des documents ou à effectuer des tâches administratives.
Grâce à la centralisation, à l’automatisation et à la collaboration, SharePoint contribue directement à améliorer l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.
Les gains concernent aussi bien les équipes administratives que les services techniques, la qualité, les RH ou la direction.
Les bénéfices
- Réduction du temps de recherche
- Diminution des erreurs
- Collaboration plus fluide
- Meilleure circulation de l’information
- Retour sur investissement rapide
Le conseil AGESYS
Une GED est avant tout un projet d’organisation. Les bénéfices les plus importants proviennent souvent de la simplification des processus et de l’amélioration des méthodes de travail, bien avant les aspects techniques.
Découvrez toute l'expertise Microsoft 365 d'AGESYS
Chez AGESYS, nous accompagnons les PME, les ETI et les industries dans leurs projets Microsoft 365, de l’audit à la migration, en passant par le déploiement, la sécurisation, la formation des utilisateurs et l’accompagnement au changement. Notre objectif est de vous aider à exploiter pleinement le potentiel de votre environnement Microsoft afin d’améliorer la productivité de vos équipes et d’accélérer votre transformation numérique.
Pourquoi choisir AGESYS pour votre projet de GED SharePoint ?
La réussite d’un projet de Gestion Électronique des Documents ne dépend pas uniquement de la technologie utilisée. Elle repose avant tout sur une bonne compréhension de votre organisation, de vos processus métiers et des habitudes de travail de vos collaborateurs.
Chez AGESYS, nous ne déployons pas une GED standard. Nous concevons des environnements documentaires entièrement personnalisés afin qu’ils s’intègrent naturellement dans le fonctionnement de votre entreprise.
Notre objectif est simple : vous permettre de retrouver rapidement vos documents, de faciliter la collaboration entre vos équipes et de sécuriser durablement vos informations.
Grâce à notre expertise des technologies Microsoft, nous vous accompagnons depuis l’audit de votre organisation documentaire jusqu’à la formation des utilisateurs et l’évolution de votre plateforme.
Les atouts de l'équipe AGESYS :
- Experts Microsoft 365 et SharePoint certifiés
- Développement de GED sur mesure adaptées à votre organisation
- Expertise reconnue des environnements ISO 9001 et qualité
- Automatisation des processus documentaires avec Power Automate
- Migration de serveurs de fichiers vers SharePoint Online
- Gestion des métadonnées et de l'architecture documentaire
- Intégration complète avec Teams, Outlook, OneDrive et M365
- Accompagnement au changement et formation des utilisateurs
- Support technique et évolution continue de votre GED
- Une ESN de proximité qui privilégie l'écoute, le conseil et l'accompagnement dans la durée.
FAQ
Qu'est-ce qu'une GED ?
Une Gestion Électronique des Documents (GED) est une solution permettant de centraliser, classer, sécuriser, partager et retrouver facilement les documents numériques d’une entreprise. Elle remplace progressivement les dossiers papier et les serveurs de fichiers traditionnels afin d’améliorer l’organisation documentaire et la collaboration.
Pourquoi choisir SharePoint comme solution GED ?
Microsoft SharePoint offre une plateforme collaborative complète qui permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents. Son intégration avec Microsoft 365, Teams, Outlook, OneDrive et Power Automate en fait une solution particulièrement adaptée aux entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire.
Quels types de documents peut-on gérer dans une GED SharePoint ?
Une GED SharePoint peut centraliser tous les documents de l’entreprise :
- contrats
- devis
- factures
- procédures qualité
- dossiers RH
- documents techniques
- plans
- comptes rendus
- modes opératoires
- documentation interne
Une GED SharePoint est-elle adaptée aux PME ?
Oui. SharePoint convient aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises. Sa modularité permet de créer une gestion documentaire adaptée à la taille de votre organisation et de la faire évoluer selon vos besoins.
Peut-on retrouver rapidement un document dans SharePoint ?
Oui. SharePoint dispose d’un moteur de recherche performant qui exploite les métadonnées, les propriétés des documents et les contenus indexés. Quelques mots-clés suffisent généralement pour retrouver un document en quelques secondes.
Comment SharePoint sécurise-t-il les documents ?
SharePoint s’appuie sur les technologies de sécurité Microsoft. Il permet de gérer les droits d’accès, l’authentification avec Microsoft Entra ID, le chiffrement des données, la gestion des versions et la traçabilité des actions réalisées sur les documents.
Une GED SharePoint peut-elle automatiser les validations de documents ?
Oui. Grâce à Power Automate, il est possible d’automatiser les circuits de validation, les notifications, les demandes d’approbation, les signatures électroniques ou encore l’archivage des documents.
SharePoint permet-il de répondre aux exigences ISO 9001 ?
Oui. SharePoint facilite la gestion documentaire exigée par les référentiels qualité grâce au contrôle des versions, à la traçabilité des modifications, aux circuits de validation et aux politiques de conservation des documents.
Peut-on accéder à sa GED à distance ?
Absolument. Les documents sont accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone via Microsoft 365. Les collaborateurs peuvent ainsi consulter leurs documents au bureau, en déplacement ou en télétravail, tout en bénéficiant d’un accès sécurisé.
Pourquoi faire appel à AGESYS pour déployer une GED SharePoint ?
Les experts AGESYS accompagnent les entreprises dans toutes les étapes de leur projet : audit documentaire, conception de l’architecture, migration des documents, automatisation des processus, intégration avec Microsoft 365, formation des utilisateurs et accompagnement dans la durée. Notre approche privilégie des solutions simples, évolutives et parfaitement adaptées aux besoins de chaque organisation.
SharePoint permet-il de répondre aux exigences ISO 9001 ?
Oui. SharePoint facilite la gestion documentaire exigée par les référentiels qualité grâce au contrôle des versions, à la traçabilité des modifications, aux circuits de validation et aux politiques de conservation des documents.
SharePoint permet-il de répondre aux exigences ISO 9001 ?
Oui. SharePoint facilite la gestion documentaire exigée par les référentiels qualité grâce au contrôle des versions, à la traçabilité des modifications, aux circuits de validation et aux politiques de conservation des documents.
