Les outils numériques révolutionnent la gestion des ressources humaines en automatisant les processus, en facilitant la communication et en permettant un suivi précis des performances RH.
« Grâce aux outils numérique et M365, les responsables RH peuvent piloter les actions avec précision et efficacité. Transformant les données en décisions stratégiques et améliorant la communication interne. »
Les outils numériques deviennent essentiels pour les services des ressources humaines. La suite Microsoft 365 offre une gamme complète d’applications qui répondent aux divers besoins des RH, de la gestion des données à la communication interne. Nous allons dans cet article explorer comment ces outils transforment les pratiques RH au quotidien.
Power Automate : Automatisation des processus RH
Power Automate aide les RH à automatiser les processus répétitifs, réduisant le temps consacré aux tâches administratives et minimisant les risques d’erreur.
Exemple :
Un processus d’onboarding automatisé avec Power Automate envoie des notifications aux nouveaux employés avec des ressources et des checklists pour leurs premiers jours, assure que les équipements nécessaires sont prêts, et alerte les IT pour configurer les accès requis.
Onboarding en 2 clics
Chez Agesys l’Onboarding des nouveaux collaborateurs et automatisé ! Les tâches sont planifiées et nous recevons des notifications pour les formations, les rapports d’étonnement, les découvertes métiers… un jeu d’enfant !
Outil numérique RH
SharePoint : Structuration des informations RH
SharePoint offre une plateforme sécurisée pour organiser, stocker et partager les informations RH au sein de l’entreprise. Il facilite la gestion documentaire et assure que tous les documents importants sont accessibles et à jour.
Exemple :
Les RH utilisent SharePoint pour centraliser les dossiers des collaborateurs, les politiques de l’entreprise et les procédures de formation. Grâce à des permissions définies, chaque employé accède facilement aux informations pertinentes, tout en protégeant la confidentialité des données sensibles.
Hub documentaire UNIQUE
Chez Agesys notre HUB construit avec SharePoint nous permet de centraliser et partager les documents. Ce HUB sécurisé permet de gérer les accès et autorisation de lecture, écriture, partage…
Power BI : Suivi des indicateurs RH
Power BI est un puissant outil d’analyse qui permet aux RH de suivre divers indicateurs clés de performance (KPIs). Avec ses capacités de visualisation des données, Power BI aide les RH à faire des analyses prédictives et à prendre des décisions basées sur des données vérifiables.
Exemple :
Un responsable RH utilise Power BI pour analyser les tendances de l’absentéisme et ajuster les politiques de bien-être en conséquence. Des Dashboard interactifs montrent les pics d’absentéisme et aident à identifier les causes sous-jacentes, permettant des interventions ciblées.
Indicateur RH
Chez Agesys les indicateurs RH sont regroupés et piloter dans un Dashboard complet et dynamique. Les ressources sont accessibles pour permettre la consultation et la prise de décision éclairée par des chiffres en temps réel !
Microsoft Power BI
Power Apps : Création simplifiée d'applications RH
Power Apps permet aux RH de développer rapidement des applications personnalisées sans besoin de compétences en programmation. Ces applications peuvent servir à récolter des informations, à gérer des demandes ou à automatiser des tâches administratives.
Exemple :
Les RH créent une application avec Power Apps pour simplifier le processus de demandes de congés. Les employés soumettent leurs demandes via l’application, qui les route automatiquement vers les managers pour approbation, réduisant les délais et les erreurs.
Baromètre du bonheur
Chez Agesys des applications permettent aux collaborateurs d’évaluer le niveau de bonheur et d’énergie. Une fois par mois, les équipe reçoivent une notification afin de compléter rapidement 6 questions. Les baromètres du bonheur et de l’énergie permettent de faire remonter les signaux faibles !
Viva Engage : Communication instantanée
Viva Engage (ex Yammer) facilite la communication interne et l’engagement des employés. Elle permet aux RH de diffuser rapidement des informations importantes, des mises à jour de politique, ou des initiatives de bien-être.
Exemple :
Les RH utilisent Viva Engage pour lancer une campagne de santé et bien-être. Ils postent des articles, organisent des sessions FAQ en direct, et recueillent des feedbacks des employés, tout cela à travers une seule plateforme.
Communautés
Chez Agesys Viva Engage est largement utilisé pour faire vivre de nombreuses communautés. L’information circule facilement et les équipes RH, SSE, CSE… peuvent très facilement déployer des campagnes !
Teams : Collaboration et gestion des équipes
Microsoft Teams est essentiel pour la communication et la collaboration au sein des équipes. Pour les RH, Teams est un outil vital pour organiser des réunions, gérer des projets et maintenir le contact avec tous les collaborateurs de l’entreprise.
Exemple :
Les RH utilisent Teams pour organiser des sessions de formation virtuelles, permettant aux employés de participer depuis différents lieux géographiques, optimisant ainsi l’accès à la formation et l’efficacité des sessions.
Outil numérique RH : Conclusion
Les outils numériques de la suite Microsoft 365 sont indispensables pour les responsables RH qui cherchent à optimiser leur gestion quotidienne. En intégrant ces technologies, les RH peuvent non seulement améliorer leur efficacité mais aussi jouer un rôle stratégique dans le développement de l’entreprise, tout en assurant une meilleure expérience pour les employés.
Adopter ces outils est donc une démarche essentielle pour toute organisation moderne.
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Liens utiles
En savoir plus sur la Power PlatForm de Microsoft 365 :
https://www.microsoft.com/fr-fr/power-platform
