Dématérialisation des documents
Comment Agesys optimise votre transformation numérique
Les documents papier envahissent encore trop d’entreprises. Perte de temps, erreurs, difficultés de recherche… La transition numérique est devenue une nécessité pour gagner en productivité et en sécurité. Pourtant, sans une bonne stratégie et des outils adaptés, la digitalisation peut devenir un défi complexe.
« Avec Microsoft 365 et SharePoint, Agesys vous accompagne vers une gestion documentaire efficace, sécurisée et adaptée à votre entreprise. »
Pourquoi dématérialiser vos documents d’entreprise ?
La gestion des documents papier entraîne des coûts cachés : impression, stockage, archivage, perte d’informations. Dématérialiser permet d’optimiser les processus, de renforcer la collaboration et d’améliorer la sécurité des données.
Un gain de temps
Un gain de temps et d’efficacité
Un employé passe en moyenne 30 % de son temps à chercher des documents. Un fichier mal classé ou perdu peut ralentir un projet et impacter la productivité. Avec une GED (Gestion Électronique des Documents) sous SharePoint, tous les fichiers sont centralisés et accessibles instantanément.
- Exemple
Imaginez un contrat client que vous devez retrouver rapidement. Avec SharePoint, une simple recherche par mot-clé permet d’accéder au bon fichier en quelques secondes, au lieu de fouiller dans des classeurs pendant des heures.
Sécurité
Une sécurité renforcée
Les documents papier sont vulnérables : incendies, vols, pertes accidentelles. De plus, certaines données sensibles peuvent être exposées à des accès non autorisés. En stockant vos fichiers sur Microsoft 365, vous bénéficiez d’un contrôle précis des accès et d’une traçabilité complète des modifications.
- Avantage
Vous définissez qui peut voir, modifier ou partager un document, garantissant ainsi une gestion sécurisée de vos données.
Collaboration
Une collaboration optimisée
Les documents papier nécessitent des impressions, des corrections manuelles et des allers-retours incessants. Avec SharePoint et Microsoft Teams, les collaborateurs peuvent travailler sur un même document en coédition en temps réel, échanger via des commentaires et suivre l’historique des modifications.
- Exemple
Une équipe marketing peut rédiger une brochure ensemble, sans envoyer plusieurs versions par e-mail. Chaque modification est automatiquement enregistrée, évitant ainsi les erreurs et les doublons.
Microsoft 365 et SharePoint
des outils puissants pour votre transformation numérique
Agesys déploie des solutions adaptées aux besoins des entreprises, en utilisant les outils de Microsoft 365 pour structurer, automatiser et sécuriser la gestion documentaire.
Nous plaçons un développeur en interne dans votre équipe (régie applicative) afin qu’il intègre votre culture d’entreprise, vos process et configure un outil sur-mesure !
Dématérialisation des documents
Avec SharePoint, Agesys vous aide à construire une Gestion Électronique des Documents performante.
- Classement intelligent des fichiers
- Indexation avancée, recherche instantanée
- Gestion des versions pour éviter les écrasements
Power Automate permet de créer des flux de travail automatisés pour simplifier la gestion des documents.
- Validation automatisée des documents
- Notifications et rappels
- Archivage automatique
Une bonne gouvernance documentaire est essentielle pour garantir l’intégrité, la confidentialité et la conformité des données.
-Des droits d’accès bien définis selon les rôles
- Une politique de conservation des documents
- Une protection contre les modifications non autorisées
Agesys vous accompagne dans votre transformation numérique
Passer au numérique nécessite une méthodologie adaptée et une bonne conduite du changement. Agesys accompagne les entreprises de la conception à la mise en œuvre pour garantir une adoption réussie.
Un accompagnement personnalisé
Nos experts analysent vos besoins, réalisent un audit et proposent une solution sur-mesure adaptée à votre structure.
Notre approche :
✔️ Étude des flux documentaires existants
✔️ Recommandations pour structurer votre GED
✔️ Déploiement et configuration des outils Microsoft 365
Création d’espaces collaboratifs modernes
Nous aidons les entreprises à mettre en place des intranets et des espaces numériques pour améliorer la communication et la collaboration interne.
Exemple : Un intranet SharePoint permet aux employés d’accéder rapidement aux ressources, aux actualités internes et aux documents essentiels.
Formation et support
L’adoption d’une nouvelle solution repose sur la formation des équipes. Agesys propose des sessions adaptées aux différents profils utilisateurs.
Formation : Initiation à SharePoint, Power Automate et Teams
Support : Assistance technique et accompagnement continu
Pourquoi choisir :
La dématérialisation des documents avec Agesys ?
✅ Gagnez en productivité
✅ Sécurisez vos données
✅ Optimisez votre collaboration
Ne perdez plus de temps avec des documents papier dispersés ! Adoptez une solution numérique moderne et optimisée avec Microsoft 365 et SharePoint.
