GED avec Microsoft SharePoint
Centralisez, sécurisez et structurez vos documents
Une GED SharePoint bien conçue transforme la manière dont votre entreprise crée, organise et partage l’information. SharePoint centralise vos documents, améliore la collaboration et renforce la sécurité grâce à Microsoft 365. Avec AGESYS, vous bénéficiez d’une GED SharePoint claire, sécurisée, évolutive et simple à utiliser, adaptée à vos usages métiers et conforme aux exigences RGPD.
Une information bien organisée, c’est une entreprise plus efficace, plus rapide et mieux sécurisée.
Vos enjeux autour de la GED
La gestion documentaire devient vite complexe lorsque les fichiers se multiplient et que les équipes travaillent à distance. Sans organisation claire, il devient difficile de retrouver la bonne version, de maîtriser les accès et de garantir la sécurité des données sensibles.
Une GED SharePoint bien structurée répond à ces enjeux en apportant centralisation, traçabilité, gouvernance et sécurité. Elle permet à vos équipes de travailler plus vite, plus efficacement et en toute sérénité.
Trop de doublons et aucune version unique
Une GED SharePoint élimine les copies inutiles
SharePoint garantit une version unique du document. Vous réduisez les erreurs, les envois par email et les fichiers qui circulent sans contrôle. Vos équipes collaborent plus vite et plus sereinement.
Accès non maîtrisés
SharePoint vous aide à contrôler qui voit quoi
Des droits mal définis exposent des informations sensibles. Avec SharePoint, vous attribuez des permissions précises et sécurisées selon les rôles. Vous maîtrisez enfin l’accès à vos données critiques.
Pas de gouvernance
SharePoint apporte structure, règles et visibilité
Sans plan de classement SharePoint, l’information devient difficile à retrouver. Nous définissons une architecture claire : bibliothèques, métadonnées, sites d’équipe. Vos documents deviennent faciles à organiser et à retrouver.
Manque de productivité
Une architecture SharePoint claire fait gagner du temps
SharePoint améliore la recherche, la collaboration et la circulation des documents. Vos équipes travaillent plus vite et réduisent les tâches inutiles. La GED devient un outil de performance.
Sécurité insuffisante
SharePoint renforce la protection de vos données
SharePoint protège vos documents grâce à Purview, DLP, MFA et une gestion fine des permissions. Vos données sensibles sont surveillées, chiffrées et conformes aux standards de sécurité actuels.
Conformité RGPD fragile
SharePoint assure une traçabilité complète
SharePoint permet de suivre les accès, gérer les cycles de vie, appliquer des règles de rétention et documenter vos traitements. Vous gagnez en conformité et en transparence.
Les bénéfices d’une GED SharePoint
Une organisation plus simple, plus rapide et plus sécurisée
- Une version unique du document
- Collaboration fluide SharePoint + Teams
- Recherche rapide et intelligente
- Sécurité renforcée (Purview, MFA, gouvernance)
- Conformité RGPD maîtrisée
- Réduction des doublons
- Processus documentaires automatisés
Comment AGESYS accompagne votre projet GED SharePoint
Une démarche complète : analyse, conception, sécurité, automatisation et adoption
Nous étudions vos documents existants, vos pratiques et vos arborescences. Cette analyse nous permet de concevoir une GED SharePoint adaptée, simple et durable.
Nous construisons une architecture SharePoint cohérente : sites, bibliothèques, métadonnées et permissions. Votre GED devient intuitive, organisée et facile à maintenir.
Nous configurons la sécurité SharePoint : MFA, Purview, règles de rétention et gestion des partages externes. Votre GED SharePoint est sécurisée et conforme RGPD dès le déploiement.
Power Automate ajoute de la valeur à votre GED SharePoint : validation, signature, classement automatique, archivage, notifications. Vous réduisez les tâches manuelles et gagnez en fluidité.
L’Académie AGESYS forme vos collaborateurs à SharePoint, Teams et OneDrive. Nous assurons une adoption simple, progressive et durable.
Nous assurons le suivi, la surveillance et les ajustements. Votre architecture SharePoint reste performante et alignée avec vos besoins métiers.
Les avantages de SharePoint
Une plateforme complète pour organiser, sécuriser et moderniser votre gestion documentaire
SharePoint apporte bien plus qu’un simple espace de stockage. La plateforme offre une combinaison unique de gouvernance, sécurité, collaboration et automatisation qui renforce la performance de votre entreprise. Voici les 4 avantages majeurs d’une GED basée sur SharePoint :
Centralisation et version unique
Un espace documentaire unifié et maîtrisé
SharePoint centralise tous vos documents au même endroit. Vous éliminez les doublons et garantissez une version unique et toujours à jour.
En pratique :
Fini les documents qui circulent par email
Une seule source fiable pour chaque fichier
Historique complet des versions
Travail collaboratif facilité
Sécurité renforcée
Protection avancée des données sensibles
SharePoint intègre les outils Microsoft 365 les plus puissants pour sécuriser vos informations, même les plus critiques.
En pratique :
MFA pour authentification forte
Purview pour classification et protection
DLP pour éviter les fuites
Traçabilité complète des accès
Gouvernance et organisation
Une structure claire qui reflète vos métiers
SharePoint vous permet de créer une architecture documentaire adaptée à votre organisation. Les documents deviennent faciles à structurer, classer et retrouver.
En pratique :
Bibliothèques dédiées par service
Métadonnées personnalisées
Plan de classement cohérent
Diffusion maîtrisée de l’information
Automatisation et gain de temps
Des processus documentaires plus rapides et sans erreurs
Avec Power Automate, SharePoint devient un outil métier performant qui fluidifie vos processus internes.
En pratique :
Workflows de validation
Circuits de signature
Archivage automatisé
Notifications et rappels intelligents
Bastien
Expert Outils Microsoft 365
« SharePoint n’est pas qu’un stockage. C’est un système d’information documentaire complet, puissant et structurant »
Bastien vous accompagne sur : gouvernance SharePoint, architecture documentaire, sécurité Microsoft 365, automatisation Power Automate, adoption & formation.
Des docs à organiser ?
On adore ça !
Outils Microsoft 365
Bastien et son équipe accompagne votre entreprise et vos collaborateurs vers un usage moderne des outils Microsoft 365
- Audit des usages
- Modernisation et gouvernances des espaces
- Roadmap : quick wins + jalons adoption & sécurité
- Développement d'outils modernes et collaboratifs
Certifications et compétences des experts AGESYS
Nos formations SharePoint
Deux niveaux pour monter en compétence : Découverte & Administration
AGESYS propose deux formations dédiées à SharePoint pour accompagner vos collaborateurs selon leur niveau et leurs usages. Ces formations sont animées par Bastien (ou un membre de son équipe) et s’appuient sur des cas pratiques issus de vos environnements.
Formation SharePoint – Découverte
Cette formation permet aux utilisateurs de découvrir SharePoint, de comprendre son fonctionnement et d’adopter les bonnes pratiques pour une utilisation efficace au quotidien.
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Formation SharePoint – Administration
Cette formation avancée s’adresse aux administrateurs, responsables IT ou référents métier. Elle couvre la configuration, la gouvernance et la sécurisation d’un environnement SharePoint complet.
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Cas concrets GED SharePoint
Des projets réussis dans l’industrie, la santé, la distribution et les services
Quelques unes de nos réalisations
Un industriel multi-sites avait des documents éparpillés sur plusieurs serveurs et aucun contrôle de version. Nous avons déployé une GED SharePoint avec un plan de classement structuré, des workflows qualité automatisés et des droits d’accès sécurisés.
Un groupe utilisait des dossiers non structurés. Nous avons créé une architecture SharePoint par métier et automatisé les demandes RH via Power Automate. Résultat : réduction des emails internes et suivi des demandes en temps réel.
Les équipes peinaient à trouver la bonne version des documents. Nous avons migré plusieurs To de données vers SharePoint, structuré les bibliothèques et formé les collaborateurs. Résultat : adoption immédiate et meilleure collaboration entre les équipes.
Une entreprise souhaitait sécuriser les documents administratifs. Nous avons mis en place un plan de classement SharePoint, les journaux d’accès et les règles de rétention. Résultat : meilleure conformité et réduction des risques organisationnels.
Pour un groupe implanté dans plusieurs régions, nous avons créé des sites SharePoint par direction, intégré Teams et automatisé les circuits d’approbation. Résultat : harmonisation des pratiques et réduction des doublons.
FAQ – GED SharePoint & Microsoft 365
Pourquoi utiliser SharePoint comme GED ?
SharePoint centralise, structure et sécurise vos documents. Il offre une gestion fine des droits, un historique complet et une collaboration fluide avec Teams.
SharePoint remplace-t-il les serveurs de fichiers ?
Oui. SharePoint apporte des avantages supplémentaires : versions, mobilité, traçabilité, métadonnées, automatisation et meilleure sécurité.
Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?
OneDrive est un espace personnel. SharePoint est un espace d’équipe et d’entreprise, pensé pour la collaboration et la gestion documentaire.
Comment sécuriser SharePoint ?
Nous utilisons Purview, le MFA, la gestion des accès, les règles de rétention et les journaux d’audit pour protéger vos données.
Comment structurer une GED SharePoint ?
Grâce à un plan de classement clair, des bibliothèques organisées, des métadonnées bien définies et une gouvernance adaptée à vos métiers.
Peut-on automatiser les processus documentaires ?
Oui. Power Automate permet de créer des workflows : validation, signature, archivage, notifications, circuits RH et qualité.
SharePoint est-il adapté aux documents sensibles ?
Oui. Avec Purview, vous pouvez classer, protéger et contrôler les documents sensibles selon leur niveau de confidentialité.
Comment gérer les partages externes ?
Nous définissons des règles sécurisées pour autoriser ou restreindre les partages externes, avec traçabilité et notifications.
SharePoint respecte-t-il le RGPD ?
Avec la bonne configuration, oui : rétention, audit, surveillance, journalisation et contrôles d’accès.
Formez-vous nos utilisateurs ?
Oui. Notre Académie AGESYS forme vos équipes à SharePoint, Teams, OneDrive et aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
Pourquoi choisir AGESYS pour votre GED SharePoint ?
Expertise, méthodologie et accompagnement durable
AGESYS combine expertise SharePoint, sécurité Microsoft 365 et accompagnement humain pour déployer une GED claire, sécurisée et durable. Nous intervenons de la conception à l’adoption, en passant par la sécurité, l’automatisation et le suivi.
Nos atouts :
- Experts SharePoint & Modern Workplace
- Gouvernance Microsoft 365 éprouvée
- Automatisation Power Automate
- Sécurité Purview / MFA
- Accompagnement complet et sur mesure
- Certification CyberVadis !
En savoir + sur notre accompagnement
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