GED optimisée ISO 9001
Améliorer la gestion documentaire pour la conformité aux normes de qualité
Optimiser votre GED pour la conformité ISO 9001 renforce la gestion de la qualité en standardisant les processus documentaires, garantissant la traçabilité, et améliorant l’accessibilité et la sécurité des documents critiques.
« Avec un système de GED conforme à l’ISO 9001, transformez votre gestion des documents en un atout stratégique pour la qualité et l’efficacité. »
La norme ISO 9001 est un ensemble de standards internationaux qui définit les exigences pour un système de gestion de la qualité. Les entreprises qui respectent ces normes démontrent leur capacité à fournir régulièrement des produits et services qui répondent aux attentes des clients et aux exigences réglementaires. Voici comment une GED optimisée pour ISO 9001 peut transformer votre entreprise.
GED ISO 9001 : Gestion efficace des flux de document
L’une des fonctionnalités clés d’une GED optimisée pour ISO 9001 est sa capacité à gérer efficacement le flux des documents de procédure, depuis la rédaction jusqu’à l’approbation finale. Cette gestion structurée assure que chaque étape du processus est conforme aux normes de qualité et facilement auditable.
Exemple :
Considérez le processus de création d’une nouvelle procédure d’audit interne par la direction des affaires financières dans une usine. La GED permet au rédacteur initial de créer le document et de le marquer comme « en rédaction ». Une fois la rédaction terminée, le document est automatiquement envoyé au relecteur désigné.
Exemple : Création d’un document dans une GED optimisée ISO 9001
Flux optimisé de contrôle de documents
- Rédacteur
Le rédacteur crée le document en utilisant des modèles prédéfinis dans la GED, garantissant la cohérence avec d’autres documents de procédure. La GED permet de tracer qui a créé le document et quand, ainsi que toutes les modifications ultérieures.
- Relecteur
Après la rédaction, le document est automatiquement transmis au relecteur. La GED notifie le relecteur par une alerte ou un courriel. Le relecteur peut alors examiner le document, faire des suggestions ou des corrections, et soit le retourner au rédacteur pour plus de révisions, soit le passer à l’étape suivante.
- Approbateur
Une fois que le relecteur a validé le contenu, le document est envoyé à l’approbateur final. Ce dernier peut être un responsable de la qualité ou un membre de la direction, selon la nature du document. L’approbateur a l’autorité pour donner le feu vert final, assurant que le document répond à toutes les exigences de conformité et de qualité.
Exemple : Consultation d’un document « en brouillon »
Optimisation des démarches et du flux de contrôle
En intégrant toutes ces étapes dans un système de GED, les entreprises peuvent réduire les délais de traitement des documents, minimiser les erreurs et les oublis, et maintenir une forte conformité aux normes ISO 9001. Chaque étape du processus est enregistrée, fournissant une piste d’audit complète qui est vitale pour les audits de qualité internes et externes.
Exemple :
La fonction de rapport de la GED peut générer des rapports périodiques montrant le temps moyen de traitement des documents et identifier les étapes où des retards se produisent fréquemment, permettant une amélioration continue du processus.
GED ISO 9001 : Traçabilité et archivage
Une GED conforme à ISO 9001 permet une traçabilité complète des documents. Chaque document est marqué avec des métadonnées détaillées sur sa création, ses modifications, son archivage et sa destruction, ce qui est crucial pour passer les audits de qualité avec succès.
Exemple :
Dans une entreprise de fabrication, la GED peut être utilisée pour tracer tous les changements apportés aux spécifications de fabrication d’un produit, assurant que toutes les révisions sont documentées et approuvées conformément aux normes ISO.
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Contrôle des documents
Le contrôle des documents est une exigence clé de l’ISO 9001. Une GED optimisée aide à automatiser le contrôle des versions et à garantir que seuls les documents actuels et approuvés sont accessibles, réduisant ainsi les erreurs causées par l’utilisation de documents obsolètes.
Exemple :
Un système de GED peut automatiquement mettre à jour les liens vers la dernière version d’un document tout en archivant les versions précédentes, garantissant que les collaborateurs accèdent toujours à l’information la plus actuelle.
Accessibilité et sécurité
Une GED permet de sécuriser les documents sensibles tout en les rendant facilement accessibles aux parties autorisées. Les fonctionnalités de sécurité telles que le contrôle d’accès basé sur les rôles et l’authentification sont essentielles pour protéger les informations contre les accès non autorisés.
Exemple :
Dans le secteur des soins de santé, la GED peut être utilisée pour stocker des dossiers médicaux, avec des permissions strictes pour que seuls les professionnels de santé impliqués dans le soin d’un patient puissent accéder à ses informations.
GED sur mesure ISO 9901
Amélioration continue
ISO 9001 met l’accent sur l’amélioration continue. Une GED permet de collecter des données sur la façon dont les documents sont utilisés et de générer des rapports qui peuvent aider à identifier les domaines d’amélioration.
Exemple :
Les rapports de GED peuvent révéler des goulots d’étranglement dans les processus de validation des documents, suggérant des améliorations pour accélérer l’approbation tout en maintenant la conformité.
GED optimisée ISO 9001 : Conclusion
Une GED optimisée pour ISO 9001 est plus qu’un outil de gestion documentaire; c’est une composante intégrale d’un système de gestion de la qualité robuste. En investissant dans une GED conforme à ces normes, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité mais aussi renforcer leur réputation de qualité et de fiabilité auprès des clients.
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Liens utiles :
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