La gestion électronique des documents (GED) est une solution incontournable pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus documentaires. Non seulement elle permet de réduire l’encombrement physique, mais elle améliore également l’efficacité en facilitant l’accès rapide et sécurisé aux documents nécessaires. Voici comment vous pouvez organiser une GED efficacement.
Organiser une Gestion Électronique des Documents (GED) efficace est essentielle pour optimiser les processus de travail, améliorer la recherche de documents, et assurer la conformité réglementaire.
Évaluation des besoins et planification
Avant de mettre en place un système de GED, il est crucial d’évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise. Identifiez les types de documents que vous gérez, les processus qui dépendent fortement de la documentation et les défis liés à la gestion actuelle des documents.
– Commencez par une consultation : Impliquez les différentes parties prenantes dans cette évaluation pour comprendre les besoins transversaux de votre organisation.
GED sur mesure : Choix de la solution
Il existe de nombreuses solutions de GED sur le marché, chacune offrant différents niveaux de fonctionnalités. Choisissez une solution qui :
– Répond à vos besoins : Assurez-vous qu’elle prend en charge les types de doc que vous gérez.
– Est évolutif : Le système doit pouvoir s’adapter à l’évolution de vos besoins et à votre croissance.
GED sur-mesure
Mise en place de la structure de classement
La structure de classement est le fondement de votre GED. Elle doit être intuitive et facile à comprendre pour tous les utilisateurs.
– Créez des catégories logiques : Organisez les documents en catégories basées sur les fonctions de l’entreprise, les projets, ou d’autres critères pertinents.
– Utilisez des métadonnées : Les métadonnées des documents (comme le type de document, l’auteur, la date de création) facilitent la recherche et la récupération des documents.
Règles de gouvernance des documents
Définissez des règles claires pour la gestion des documents dans votre système de GED, y compris la création, le stockage, l’accès, et la suppression des documents.
– Établissez des politiques de sécurité : Qui peut accéder à quoi ? Comment et quand les documents peuvent-ils être partagés?
– Planifiez la conservation et l’archivage : Assurez-vous que votre système permet de respecter les réglementations légales concernant la conservation des documents.
Formation et adoption par les utilisateurs
La réussite de la mise en place d’une GED dépend largement de son adoption par les utilisateurs.
– Formez vos équipes : Organisez des sessions de formation pour familiariser les utilisateurs avec le nouveau système.
– Encouragez l’adoption : Utilisez des champions internes pour promouvoir les avantages de la GED au sein de l’organisation.
Maintenance et amélioration continue
Une fois votre GED en place, elle nécessitera une maintenance régulière pour assurer son bon fonctionnement et sa pertinence continue.
– Réévaluez régulièrement : Faites des bilans périodiques pour identifier les améliorations possibles du système.
– Restez à jour : Assurez-vous que votre système est toujours à jour avec les dernières sécurités et fonctionnalités.
Comment organiser sa GED : En conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez organiser une gestion électronique des documents qui non seulement augmente l’efficacité opérationnelle mais assure également la conformité et la sécurité des informations de votre entreprise. La GED n’est pas seulement une question de technologie, mais aussi de culture organisationnelle, nécessitant un engagement continu pour maximiser son potentiel.
Passer à l'action
Liens utiles
Construire sa GED avec SharePoint :
https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/sharepoint/collaboration
